Assistant.e/Secrétaire administratif – Ecole Michaël – Strasbourg (67)

L’école Michaël recherche son assistant(e) / secrétaire administratif pour la fin d’année scolaire 2025-2026, en vue d’une rentrée sereine en septembre 2026.

Ce poste est évolutif, selon les besoins de l’école.

Son contexte et Environnement :

• Poste rattaché à la direction de l’école, au sein d’un établissement accueillant des enfants entre 6 et 15 ans.
• Collaboration étroite avec l’équipe pédagogique, les familles, l’équipe cuisine, les agents d’entretien et les services externes (fournisseurs et partenaires).
• Horaires adaptés aux besoins de la structure (Lundi, mardi, jeudi et vendredi 9h-16h, mercredi 9h-12h30, la moitié des vacances scolaires sera non travaillée.)
• Contribution à la continuité du service d’accueil des élèves, dans un environnement bienveillant et confidentiel.

Les missions principales :

• Assurer la gestion administrative et logistique de l’école.

Accueil et communication :

• Accueillir physiquement et par téléphone les parents, l’équipe, fournisseurs et partenaires.
• Orienter les demandes, transmettre les messages et informations avec discrétion.
• Faire le lien avec la fédération pédagogie Steiner-Waldorf
• Publication des annonces Pôles Emploi
• Transmettre les différentes communications générales à la parenté (mails…)

Gestion administrative des familles et élèves :

• Enregistrer et traiter les pré-inscriptions, inscriptions, admissions, contrats, dossiers familles, paiements, vérifications.
• Suivre les paiements, impayés et taux de présence ; mettre à jour les bases de données.
• Rédiger courriers, attestations et documents légaux (autorisations sorties, certificats).
• Monter les dossiers pour les aides et subventions
• Archivage numérique des documents scolaires

Support à l’équipe et organisation :

• Veiller au plannings du personnel (astreintes, absences).
• Créer et tenir à jour les listes des différentes classes (coordonnées des familles)
• Numériser, classer, archiver les documents et assurer la transmission aux partenaires
• Mise en place de procédures internes / création d’outils de suivi
• Centralisation, mise en page, impression et transmission des bulletins scolaires

Gestion logistique et comptable :

• Commander fournitures, suivre stocks et réceptionner marchandises et fournitures.
• Contrôler les factures, recenser les demandes d’entretien/sécurité du bâtiment.
• Paiement des factures et notes de frais

Compétences Requises :
– Relationnelles : Discrétion professionnelle, accueil chaleureux, travail en équipe, adaptation aux
urgences.
– Organisationnelles : Rigueur dans les échéances, gestion de priorités, archivage efficace.
– Techniques : aisance rédactionnelle Systèmes d’exploitation PC. Bureautique sur le pack Office :
Word, Excel, Access, Powerpoint • Web : WordPress, Thunderbird, Mailchimp.

Profil et Formation :
– BTS assistant de direction ou assistant de gestion souhaité, diplômes liés au secrétariat ou
équivalent ou expérience similaire en milieu scolaire
– Maitrise de l’anglais
– Expérience souhaitée en établissement scolaire

Première école Waldorf en France, l’Ecole Michaël a ouvert ses portes à Strasbourg en 1946. Situé dans le quartier de Kœnigshoffen, l’établissement est proche du centre-ville et très accessible en transport en commun. Ecole associative hors contrat, elle participe à la diversité des offres pédagogiques dans le paysage strasbourgeois. Accueillant environ 300 élèves du jardin d’enfants (2 ans) à la 9ème classe (15 ans), l’équipe comprend une quarantaine de collaborateurs, soutenus par une communauté de parents qui participe activement au fonctionnement et au développement de l’école.