Secrétaire – école des Sorgues (84)

L’école des Sorgues (84), est à la recherche d’un.e secrétaire à temps plein.

Occupant la fonction de secrétaire, vous serez un maillon indispensable au bon fonctionnement de l’école.

Vous faciliterez la communication en interne et vers l’extérieur : vous serez le premier contact des familles intéressées par l’école et sa pédagogie et aurez une mission d’accueil et d’information.

Pour tous les acteurs, vous serez l’interlocuteur privilégié vis-à-vis des questions administratives. Vous serez une personne ressource en interaction régulière avec les parents, les enseignants, les salariés et les élèves, mais aussi les instances administratives extérieures. Vous coopérerez étroitement avec les cheffes d’établissements, les enseignants, le service comptable et la direction de l’école. Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et la communication digitale.

Vous traiterez toutes les informations avec confidentialité et respect.

Missions principales :

• Fonction support pour l’équipe de direction (courriers, gestion des rendez-vous, prise de notes, communication, diffusion d’informations)
• Informer, renseigner et orienter les différents interlocuteurs vers les personnes ressources compétentes
• Lien privilégié : interlocuteur des parents, des élèves, de la mairie, du rectorat, inspection académique, fournisseurs…
• Lien privilégié avec les élèves dont vous devrez résoudre tous les problèmes non scolaires, notamment en cas de maladie, de petits bobos et de gros chagrins.
• Communication : gestion de l’accueil, du courrier, des mails et du standard téléphoniques dans les meilleurs délais
• Dossiers : constitution et mise à jour des dossiers administratifs (élèves et salariés) et réponse aux enquêtes
• Soutien des enseignants, du service comptable et RH (dossiers, banque, dossiers d’inscription)
• Veille règlementaire : gestion des absences et retards, organisation des exercices d’évacuation, affichages obligatoires, gestion des effectifs, suivi des préconisations de l’éducation nationale
• Organisation : évènements, AG, Journées portes ouvertes, co-voiturage, familles d’accueil, ménage…
• Réunions d’information des nouvelles familles avant rdv pédagogiques (entre 6 et 8 par an)
• Gestion du matériel et logistique : fournitures, salles, réservations, cars et clés
• Infirmerie et premiers secours pour les élèves, le personnel salarié et les volontaires

Conditions d’emploi

Type de contrat : CDI à temps plein (Contrat à durée indéterminée).

Rémunération : 1826.11€ brut/mois

Lieu de travail : 300 chemin de la Traille 84700 Sorgues.

Prise de poste prévue début de 2025 pour une période de tuilage et d’immersion

Horaires : 8h15-17h (sauf mercredi après-midi), soit 36,5heures/semaine dont 1,5 heures de RTT

Congés : 6 semaines de CP/an + 2 semaines de RTT/an (soit 8 semaines de congés en tout), réparties comme tel : 1 semaine de congé par vacances scolaires et 4 semaines de congé en été (soit 8 semaines de congés en tout).

Pas de possibilité de Télétravail

Avantages : mutuelle d’entreprise, cantine scolaire, climat social chaleureux et respectueux, participation aux projets de l’école.

Vos atouts :

• Vous aimez le contact humain (élèves, familles, collègues, partenaires…)
• Vous êtes doté d’excellentes aptitudes relationnelles.
• Vous êtes à l’aise dans la communication directe, orale (téléphone) et écrite (mails, courriers).
• Vous faites preuve de professionnalisme dans vos échanges.
• Vous êtes rigoureux dans le traitement des dossiers (sur support informatique et/ou papier).
• Votre respect de la confidentialité est infaillible, que ce soit au niveau des données personnelles ou des échanges.
• Vous êtes autonome dans votre travail et vous savez prendre des initiatives.
• Vous vous montrez créatif et débrouillard face aux imprévus.

Compétences requises

• Bonne connaissance du système scolaire, de la pédagogie Steiner-Waldorf et du fonctionnement de l’école.
• Aptitude à présenter l’offre pédagogique aux familles intéressées, à faire visiter les locaux, à gérer des rendez-vous et plus globalement à donner envie aux familles de rejoindre notre école.
• Aisance dans la gestion des outils informatiques indispensable (Word, Outlook, Excel, logiciels, réseaux sociaux).
• La maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand serait un plus.

L’école des Sorgues est une association qui accueille 220 élèves de 3 à 17 ans au cœur de la Provence. Son offre pédagogique se fonde sur le plan scolaire Steiner-Waldorf, grâce à une équipe engagée composée de 35 professeurs, de 4 personnes en charge de l’administration et de 2 en charge de l’entretien des locaux.